El 4 de julio se cumplirán 19 años desde el lanzamiento comercial de Hotmail, uno de los primeros servicios gratuitos de mensajería electrónica. Dos décadas después, seguimos aprendiendo cómo optimizar el tiempo al usar nuestras casillas de Mail.
Durante el día existen muchas formas de perder el tiempo. El mal uso o abuso del email es una de las formas más sencillas de convertirnos en verdaderos “procrastinadores”. Dejar para más adelante lo que tendríamos que hacer ahora, postergar permanentemente lo importante sustituyéndolo por cuestiones irrelevantes o más agradables, es un hábito que se ha incrementado con el mal uso de las nuevas tecnologías móviles.
Hoy, estemos o no trabajando, resulta común consultar nuestro correo electrónico en un ordenador, notebook, Tablet o Smartphone, a toda hora, en cualquier lugar del mundo. Algunas personas tienen la costumbre de dejar el celular al costado de la cama, usarlo como despertador, y al abrir los ojos consultar antes que nada sus nuevos mensajes. Sin embargo, no siempre fue así.
Hasta la aparición de Hotmail en 1996, la única forma de acceder a una cuenta de correo era descargándolo en nuestro propio equipo, una computadora fija. Esto, como todo, tenía sus ventajas y desventajas. Las personas sabían que hasta no llegar al trabajo y encender su CPU no era posible acceder a los correos electrónicos donde aguardaban –apaciblemente- pedidos, respuestas, propuestas o ventas por concretar. Había entonces un tiempo de espera, una pausa, un espacio en el que las personas podían abrir sus agendas, o repasar mentalmente por dónde empezar a trabajar según las prioridades del día.
En la actualidad, uno de los principales motivos de baja productividad se inicia con el mal uso o abuso del correo electrónico. Los profesionales han olvidado las maneras más básicas de organizar el tiempo de manera eficiente. Viven pendientes de la bandeja de entrada, y si tienen avisos en pantalla cada vez que reciben un email, dejan todo lo que están haciendo para leerlos. Algunos trabajadores, directamente, prefieren no leer la información que reciben porque tienen abarrotada sus casillas de mails. Pero, la gran mayoría, elimina correos importantes confundiéndolos con publicidad masiva, gracias a la mala costumbre de leer sólo el “asunto” o las primeras líneas.
Las listas de tareas y objetivos, el buen uso de las antiguas agendas de papel -móviles también, por cierto- fueron suplantadas en los mejores casos por agendas electrónicas; y en otros casos directamente por el arribo de notificaciones emergentes (popups). Son los emails bombardeando a toda hora nuestras casillas los que gobiernan y marcan hoy el ritmo vertiginoso de nuestras agendas. Cuando deberíamos ser nosotros quienes organizamos el día de acuerdo a lo que realmente es más importante, urgente o necesario.
Estamos tan bombardeados de noticas que la lectura ya no es profunda, es apenas superficial; y en el caso del mail, se generan demoras en respuestas que suelen ser claves para clientes propios, potenciales, familiares, o amigos. Los mensajes llegan instantáneamente, las respuestas no. Y cuando llegan, generalmente, pasaron todas las fechas de vencimiento. Los correos electrónicos los reciben personas que no deberían recibirlos, porque nos encantan las cadenas de mails. En definitiva, los mensajes que nacieron con el objetivo de ser instantáneos no tienen una lectura inmediata, y mucho menos sencilla. Las redacciones están llenas de faltas de ortografía, pésima conjugación verbal, y muy poca habilidad para expresar específicamente lo que es necesario para estar informados.
Hoy podemos llegar a personas claves para nuestro negocio sin intermediarios, sólo necesitamos contar con la dirección de mail. El problema es que de la misma manera, muchos empleados y jefes utilizan el mismo canal digital para evitar el contacto, escriben testamentos electrónicos cuando podrían reducir los tiempos o evitar malos entendidos en encuentros cara a cara.
El correo electrónico nos ha beneficiado exponencialmente. Se han reducido los costos de envío, el tiempo de espera para el traslado de información de una punta a otra del planeta es menor, y hasta es posible enviar documentación, links, imágenes, videos adjuntos con un solo click. Podría seguir nombrando ventajas de esta tecnología, pero están a la vista. Sin embargo, 19 años después de la aparición de servicios de mensajería gratuita, muchos profesionales supuestamente “calificados” tienen pendiente la materia de aprobar cómo comunicarse y hacer un buen uso de ésta y otras nuevas tecnologías.
(*) Licenciada en Comunicación, con más de una década de experiencia como asesora y capacitadora. Trainer en PNL, Coach, Didacta Juegos Taquion, y Artista plástica.
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