La lluvia de ideas puede ser individual y grupal, y a menudo, los mejores resultados se obtienen al combinar ambas administrando el proceso de acuerdo con ciertas reglas.
De esta manera, se puede lograr que las personas se concentren en el problema sin interrupciones, maximizar la cantidad de ideas que pueden generar y obtener esa gran sensación de unión de equipo que viene con una sesión de lluvia de ideas bien organizada.
Para hacer esto de manera efectiva, hay algunos pasos a seguir:
1. Prepara el grupo
Primero, recuerda que la preparación es importante, así que configura un ambiente de reunión cómodo para la sesión, asegurándote que la habitación esté bien iluminada y que tenga las herramientas, los recursos y los refrigerios necesarios.
Considera quiénes asistirán a la reunión, ya que una sala llena de personas de pensamiento afín no generará tantas ideas creativas como un grupo diverso, por lo que es importante tratar de incluir personas de una amplia gama de disciplinas y que tengan una variedad de estilos de pensamiento diferentes.
Cuando todos estén reunidos, designa a una persona para que registre las ideas que surjan de la sesión y cuya tarea principal sea esa.
De ninguna manera debe ser el director del equipo, puesto que es difícil registrar, dirigir y contribuir al mismo tiempo.
Publica notas donde todos puedan verlas, como en rotafolios o pizarrones, o usa una computadora conectada a un proyector (las aplicaciones de mapas mentales son ideales para esto).
Si las personas no están acostumbradas a trabajar juntas, considera usar un ejercicio de calentamiento apropiado o un rompehielos (por ejemplo, presentarse cada uno contando una anécdota cómica de su paso por la empresa).
2. Presenta el problema
Define claramente el problema que deseas resolver y establece los criterios que debe cumplir la solución, aclarando que el objetivo del encuentro es generar tantas ideas como sea posible.
Al comienzo de la sesión, da a las personas el tiempo suficiente en silencio para que escriban tantas ideas como puedan y luego, pídeles que compartan sus ideas ordenadamente dando a todos la oportunidad de contribuir.
3. Guía la discusión
Una vez que todos hayan compartido sus ideas, inicia una discusión en grupo para desarrollar las ideas de otras personas y utilízalas para crear nuevas ideas.
Construir sobre las ideas de los demás es uno de los aspectos más valiosos de la lluvia de ideas en grupo.
Anima a todos a contribuir y a desarrollar ideas, incluidas las personas más tranquilas, y desalienta a cualquiera que intente criticar las ideas expuestas.
Como facilitador del grupo, debes compartir ideas si las tienes, pero dedica tu tiempo y energía a apoyar a tu equipo y guiar la discusión.
Obliga a desarrollar una conversación a la vez y reenfoca al grupo si las personas se desvían, pero recuerda dejar que todos se diviertan mientras intercambian ideas.
Promueve la creatividad y anima a tu equipo a proponer tantas ideas como sea posible, sin importar si son prácticas o imprácticas.
Utiliza experimentos mentales para generar algunas ideas inesperadas, como Provocación o Entrada aleatoria que consiste en crear algún punto de entrada hacia una nueva línea de pensamiento mediante alguna palabra elegida al azar, escogida del diccionario o de cualquier otro lado sin relación aparente con el objeto en discusión.
No sigas un hilo de pensamiento durante demasiado tiempo.
Asegúrate de generar un buen número de ideas diferentes y explora las ideas individuales en detalle.
Si un miembro del equipo necesita «desconectarse» para explorar una idea solo, permítele la libertad de hacerlo.
Además, si la sesión de lluvia de ideas es larga, toma muchos descansos para que la gente pueda continuar concentrándose.
Llevando tu lluvia de ideas más lejos
Si no obtiene suficientes ideas de buena calidad, intenta utilizar los enfoques a continuación para aumentar la cantidad de ideas que genera:
La técnica de la escalera de mano:
En todos los equipos hay siempre algunos que consiguen convencer a todo el mundo de que sus ideas son las mejores.
Para evitar que los más influenciables no puedan aportar sus propuestas, se propone un tema común y todos salen de la sala excepto dos personas.
Luego, escalonadamente, van entrando a la sala para ir proponiendo nuevas ideas a los que ya están dentro.
El círculo silencioso:
Se trata de un enfoque escrito que puedes utilizar para animar a todas las personas a generar y desarrollar ideas y es la técnica perfecta para los vergonzosos e introvertidos.
Cada uno del equipo escribirá una idea en una hoja y se pegarán en la sala.
Luego, durante unos 15 minutos, todo el mundo camina alrededor de la sala en silencio, leyendo las ideas y añadiendo las propias en las hojas o agregando post-it.
Lluvia de ideas en línea:
También conocida como red de ideas, es un método electrónico de lluvia de ideas que utiliza un documento almacenado en un servidor central o en un sistema basado en la nube, compartido por todos y con participación anónima.
Lluvia de ideas inversa:
A veces llamada «lluvia de ideas negativa», es un proceso que da un giro de ciento ochenta grados a la típica lluvia de ideas, y muchas veces se utiliza para mejorar un producto o servicio.
En lugar de pedirle a los participantes que expresen ideas para mejorar un proceso o lograr un objetivo, les pides en cambio que expresen maneras de socavar absolutamente un proceso o hacer que una meta sea imposible de alcanzar.
Permite que todos manifiesten pensamientos negativos y esto proporcionará al grupo información útil sobre lo que puede no estar funcionando.
Starbursting:
Es una lluvia de ideas, pero sin centrarse en recopilar respuestas e ideas, se centra en generar preguntas de forma sistemática.
Eso hace que los participantes comprendan mejor lo que está sucediendo exactamente.
Procedimiento de Charette:
Ayuda a intercambiar ideas con grandes grupos de personas (La lluvia de ideas convencional se vuelve cada vez más ineficaz cuando participan más de 10 personas).
La participación es por varios grupos de discusión que periódicamente deben emitir informes para los demás.
Tras esto, los informes del primer nivel se analizan en la próxima etapa de los debates grupales y dicho procedimiento se repite hasta alcanzar el consenso necesario.
No existe ningún tipo de restricción en términos de participación, sólo una fecha límite estricta para cada vuelta, por lo que se trabaja con el concepto de time-box.
Lluvia de ideas redonda:
Un grupo de expertos expone un tema desde distintos puntos de vista, no necesariamente controversiales, puesto que cada especialista puede tener una mirada no opuesta pero sí divergente con la del otro.
Tras la exposición, el coordinador resume las ideas principales expuestas e invita a los expositores a un coloquio o foro donde una audiencia puede hacer preguntas.
Rolestorming:
Esta técnica anima a los miembros del grupo a asumir las identidades de otras personas y roles de la organización mientras hacen una lluvia de ideas, reduciendo así sus inhibiciones.
Otras:
Existen más técnicas, como la “lluvia de dibujos” o bocetado, donde en lugar de ideas escritas se usan dibujos, el símil “juego de la silla” donde se pone una pieza musical y el equipo tira ideas hasta que se corta la música, y otras con juegos de cartas que dan a los participantes roles y situaciones desde donde deben tirar ideas, entre algunas que podemos mencionar.
Actuar es el siguiente paso
Después de su sesión de lluvia de ideas individual o grupal, tendrás muchas ideas, y, para encontrar las mejores, analizarlas es un próximo paso importante, pudiendo utilizar varias herramientas para hacerlo:
Diagramas de afinidad:
Es un método de categorización en el que los participantes clasifican varios conceptos en diversas categorías, y suele ser utilizado para organizar una gran cantidad de datos de acuerdo con las relaciones naturales entre los mismos.
Análisis de matriz de decisiones:
Una matriz de decisiones evalúa y prioriza una lista de opciones estableciendo una lista de criterios ponderados y luego evaluando cada opción contra esos criterios.
Básicamente, una matriz de decisiones es una serie de valores en columnas y filas que te permite comparar visualmente las posibles soluciones sopesando las variables según su importancia.
Análisis de comparación pareada:
Las comparaciones pareadas superan varios problemas de las escalas tradicionales de orden de rango, y a las personas le resulta más fácil para elegir o seleccionar un aspecto de una serie de dos, que clasificar un gran conjunto de datos.
Se plantean a los participantes todos los elementos que deben valorar en cada idea, y luego se les presentan tantas parejas de ideas como sea posible.
Seis Sombreros para Pensar (Libro de Edward de Bono):
Permite ver las ideas desde diferentes perspectivas y con diferente sesgo según el sombrero utilizado.
Se puede utilizar asignando un sombrero a cada persona, y se pueden tener más apreciaciones si se rotan los sombreros para que la misma persona analice desde perspectivas diferentes.
Recuento de Borda modificado:
Los participantes ordenan todas las ideas según sus preferencias.
Las preferencias son contabilizadas como “fracciones de voto”, por ejemplo, una primera preferencia vale un voto, una segunda preferencia una mitad, una tercera un tercio y así sucesivamente.
Todas las fracciones se van sumando y al final resulta elegida la o las ideas con el mayor número de votos.
Nota final
Esta técnica puede ayudar a generar soluciones radicales a los problemas y puede animar a las personas a comprometerse con las soluciones, porque han aportado información y han desempeñado un papel en su desarrollo.
Cuando se gestiona bien, es como llevar contigo un buen paraguas, estarás bien cubierto cuando comience la lluvia.
Eso si, nunca dejes de remarcar que no se deben criticar las ideas y se debe fomentar la creatividad, porque de no hacerlo, será como haberte olvidado el paraguas en casa y tener que enfrentar un fuerte chubasco.
(*) Por Daniel Sachi. Director General de ROI Agile International
