Casi cualquier persona que trabaja en una oficina, recibe un promedio de 80 correos electrónicos al día, y, con ese volumen, los mensajes importantes pueden pasarse por alto fácilmente.
Hay algunas reglas sencillas para saber qué hacer con tu comunicación, y, si aún consideras mandar tus correos electrónicos, estos sean notados y los que los reciban actúen en consecuencia.
No te comuniques innecesariamente por correo electrónico.
Antes de comenzar a escribir un correo electrónico, verifica que sea realmente necesario, ya que una de las mayores fuentes de estrés en el trabajo es el gran volumen de correos electrónicos que recibe la gente.
En su lugar, puedes usar el teléfono o la mensajería instantánea para tratar temas que, probablemente, necesiten una conversación de ida y vuelta, teniendo además, más posibilidad de respuesta inmediata.
Un tema no menos importante es que el correo electrónico no es tan seguro como quisieras, especialmente porque las personas pueden reenviarlos sin pensar en eliminar el historial de conversaciones, por lo tanto, evita compartir información confidencial o personal.
Siempre que sea posible, transmite las malas noticias en persona porque esto te ayuda a comunicar con empatía, compasión y comprensión, y podrás lidiar mejor con el momento delicado resultante.
No desperdicies las líneas del asunto. El titular de un periódico tiene la función de llamar la atención y resumir el artículo para que puedas decidir si lo lees o no. Tu línea de asunto debe hacer lo mismo, así que nunca la dejes en blanco.
Si tu mensaje es uno de una serie regular de correos electrónicos, como un informe de proyecto semanal, incluye la fecha o algún indicativo de la misma.
Para un mensaje que necesita una respuesta, incluye una llamada a la acción, como la de responder antes de una fecha determinada.
Una línea de asunto bien escrita debe ofrecer la información más importante, sin que el destinatario ni siquiera tenga que abrir el correo electrónico.
Se claro y breve
Los correos electrónicos, como las cartas comerciales tradicionales, deben ser claros y concisos, así que usa oraciones breves y ve directo al punto importante.
El cuerpo del correo electrónico debe ser directo y debe contener toda la información pertinente.
A diferencia de las cartas tradicionales, enviar varios correos electrónicos no lleva más trabajo que enviar uno solo, por lo que, si necesitas comunicarte con alguien sobre varios temas diferentes, escribe correos separados para cada tema.
Esto hace que cada mensaje sea más claro y le permite a tu interlocutor y a ti, trabajar más ordenadamente los temas.
Si tiene sentido combinar varios puntos relacionados en un solo correo electrónico, mantén las cosas simples con párrafos numerados o viñetas, y considera ordenar la información en unidades pequeñas y bien organizadas para que sea más fácil de leer y entender.
Se amable
La gente suele pensar que los correos electrónicos laborales pueden ser menos formales que las cartas tradicionales, pero los mensajes que envías son un reflejo de tu profesionalismo, valores y atención al detalle, por lo que se necesita cierto nivel de formalidad.
A menos que estés enviando el mensaje a alguien de suma confianza, evita el lenguaje informal, la jerga y las abreviaturas inapropiadas, y usa emoticonos solo con personas que conoces bien y nunca te excedas con el uso de los mismos.
Cierra tu mensaje con «Saludos», «Atentamente» o «Todo lo mejor», según la situación.
No importa de qué se trate, sé siempre cortés.
Verifica el tono
Cuando nos encontramos con personas cara a cara, usamos el lenguaje corporal, el tono vocal y las expresiones faciales de la otra persona para evaluar cómo se sienten, pero el correo electrónico nos roba esta información y esto significa que no podemos saber cómo las personas han entendido o recibido nuestros mensajes.
Tu elección de palabras, longitud de la oración, puntuación y uso de mayúsculas puede malinterpretarse fácilmente sin señales visuales y auditivas, como el uso de mayúsculas que se entienden como gritos o los signos de admiración repetidos que tienen más de una interpretación.
Antes de enviarlo, leelo y experimenta cómo se siente emocionalmente tu texto, y, si tus intenciones o emociones pueden malinterpretarse, busca una forma diferente de expresarte que no deje dudas.
Revisión ortográfica y gramatical
Si bien en algunas plataformas de correo esto es automático, si no tienes una así, antes de presionar «enviar», tómate un momento para revisar tu correo electrónico en busca de errores de ortografía, gramática y puntuación.
Tus mensajes de correo electrónico son una parte tan importante de tu imagen profesional como la forma en que vistes, por lo que no se ve bien enviar un mensaje que contenga errores.
Conclusión
Antes de enviar un correo electrónico de trabajo, piensa primero en el resto de las opciones y si decides mandarlo, debe ser importante, claro, corto, profesional y cortés.
Todo un desafío para algunos…
(*) Por Daniel Sachi, director General de ROI Agile International
