En artículos anteriores hemos analizado cómo descubrir y trabajar sobre los problemas, sean estos vigentes o potenciales.
Lo cierto es que, después de identificar un problema, necesitamos mayor información, antes de hacer cualquier cosa para resolverlo.
Para ello, nuestra aliada más importante en esta etapa es una buena serie de preguntas:
¿Qué factores contribuyen al problema?
La respuesta a esto nos dará idea sobre qué cosas ayudan a que el problema exista, aún sin ser la causa principal o qué elementos aceleran la ocurrencia o magnifican el impacto.
¿Quién está involucrado?
Aquí tendremos no solo los afectados en forma directa e indirecta, sino también las personas o sectores que ayudan a que el problema ocurra o tenga más o menos impacto.
¿Qué soluciones se han probado antes?
Pensar que lo que nos pasa, lo hace por primera vez, es un supuesto demasiado optimista, así que mejor investiguemos si ya ha ocurrido y qué se hizo en esas oportunidades, porque sería muy loco hacer lo mismo y esperar un resultado diferente, o hacer lo mismo y esperar que el problema desaparezca para siempre.
¿Qué piensan los demás sobre el problema?
Si bien podemos ser unos expertos en estas lides de resolver problemas, pensemos que miradas diferentes pueden ser muy útiles para no limitar las soluciones solo a lo que sabemos nosotros, más aún, cuantos más opiniones y discusión haya, más consenso podemos generar sobre lo que se tiene que hacer.
Si avanzamos demasiado rápido para encontrar una solución, corremos el riesgo de depender de información imperfecta, basada en suposiciones y perspectivas limitadas, así que asegurémonos de investigar el problema a fondo.
Ahora que comprendemos bien el problema, tenemos que formalizar, porque de esa manera, dejaremos traza del mismo y de lo que hagamos para resolverlo.
Escribir una definición clara y completa del problema nos obliga a establecer límites específicos para el mismo.
Esto evita que el alcance crezca demasiado, que suframos del síndrome del YAQUE (ya que estamos, hagamos esto otro) y nos ayuda a mantenernos enfocados en los problemas principales.
Una gran herramienta para usar en esta etapa es la PETACA (ojo, no hablamos de darse a la bebida para olvidar).
Con este proceso, analizamos los problemas profundamente al mirarlos desde seis perspectivas: la del Propietario; la del Entorno organizacional más amplio; la de la Transformación que ocurre en el proceso de negocio; la de la visión del mundo, o de arriba hacia abajo, o del Afuera, de lo que está sucediendo; las de sus Clientes; y las de los Actores (personas dentro de la organización).
Al observar una situación desde estas perspectivas, podemos abrir nuestra mente y llegar a una definición mucho más precisa y completa del problema, previniendo males posteriores provocados por un pobre o débil análisis.
Como dirían los abuelos de muchos, “Mejor curarse en salud”.
(*) Por Daniel Sachi
Director General de ROI Agile International
PE
Micromanagement: ¿bueno o malo?
