¿Por qué es tan difícil delegar?

La dificultad de delegar está relacionada directamente al ego, al miedo a perder el control, al exceso de perfeccionismo, a la inseguridad, a la carencia de propósitos.

En las empresas familiares, los problemas con respecto a la delegación se ven muy a menudo. Es muy común involucrar a los hijos en la empresa, pero se torna difícil involucrarlos en las actividades o determinadas decisiones, con lo cual pueden suceder dos cosas: que los hijos acepten las condiciones y se anula su capacidad de crear, innovar, generando frustración, o que se vayan de la empresa y de la familia a otro ámbito laboral donde se sientan más libres.

 

La sensación de falta de ocupación de quien delega, al estar avocado toda su vida al trabajo, o por otra parte, el no saber en qué ocupar ese tiempo y miedo a perder el prestigio adquirido, son causas comunes que llevan a los fundadores de empresas familiares a no delegar.

Abandonar el poder, dejar de ser reconocidos a nivel social, perder la lealtad de los empleados, son atentados a la autoestima en la cabeza de quien lleva la dirección.

 

Reflexión: Si ponemos más cuerpo que cabeza al trabajo debemos preocuparnos, porque significa que algo mal estamos haciendo, dejamos de pensar en lo estratégico para ocuparnos de lo operativo y nos convertimos en empresarios “bomberos”, apagando incendios todos los días, atentando al crecimiento e innovación de la empresa.

 

Delegación efectiva

 

Imaginemos  caminar con un balde de agua lleno hasta el tope,  ahora bien, volcamos una cuarta parte en otro y caminamos con ambos.  En el primer caso, experimentamos tensión por mantener la atención, el equilibrio, la carga del peso, etcétera.  En el segundo caso, disminuye la tensión, no volcamos el agua, la carga se hace más fácil de llevar.

Eso  mismo sucede con la delegación, si repartimos la carga de actividades y decisiones en otra persona o un equipo de trabajo, descargamos peso y tenemos más tiempo para ocuparnos de los asuntos estratégicos.

Confiar en el otro o en el equipo es un factor fundamental al momento de delegación, dando la posibilidad al otro de equivocarse y pasar su propia experiencia para mejorar las actividades habituales, permitiendo trabajar en los problemas y en las ideas para resolverlo, de allí surge la innovación.

 

Un sistema de gestión estandarizado y la planificación son herramientas que posibilitan el proceso dando tranquilidad a quien delega, y seguridad al delegado. Para ello es importante considerar un sistema de formación y democratización del conocimiento desde el organigrama de la empresa.

 

Es importante también apoyarse en la tecnología para optimizar los resultados, existen innumerables software de gestión que posibilitan el proceso de delegación eficiente.

 

El proceso

 

Un paso es saber identificar qué funciones delegar: aquellas actividades repetitivas, operativas y rutinarias son las prioritarias

Lo segundo, es saber a quién delegar: en aquellas personas que van a agregar valor al trabajo, y no en aquellas con las cuales tenemos mayor afinidad o empatía.

Dejar en claro las expectativas del trabajo:  explicar al delegado lo que se espera del trabajo de la manera más clara posible, en este caso la ficha o manual de misiones y funciones y el de procedimientos es de gran ayuda.

 

Comunicar: hacer saber a todos sobre las funciones y actividades delegadas, para evitar confusiones y mantener buen ambiente laboral.

 

Monitoreo: saber identificar los momentos claves para supervisar el trabajo y medir los resultados, sobre todo en las primeras etapas, de ésta manera se genera contención y seguridad al delegado.

 

La delegación está compuesta en dos fases, la primera consiste en dividir las etapas de la delegación, como si fuera el crecimiento de una persona: bebe, niño, adolescente y adulto, acompañando al/los delegados en cada una de ellas hasta que consigan la madurez tal en la tarea que puedan seguir solos.

La siguiente etapa es aquella donde los delegados trabajan totalmente solos y están en condiciones de mejorar las actividades delegadas.

 

Un buen líder sabe en qué momento y a quien delegar, no tiene miedo a equivocarse, sabe que “lo perfecto es enemigo de lo posible”. Motiva, capacita y confía en su equipo, generando un ambiente de trabajo colaborativo, creativo con orientación a resultados.

 

Se pueden sorprender de los resultados que se pueden alcanzar y sobre todo del tiempo que tendrán para hacer otras cosas o aprender algo nuevo.

Delegar es mucho más que dejar en manos de otros determinados trabajos,  es involucrarlos en los resultados y generar la confianza necesaria para lograrlo.

 

La importancia de la motivación

 

Una vez un empleado de una gran empresa de desarrollo de software, que participó en uno de mis cursos, comentó una historia, que resulta muy ilustrativa al momento de hablar de motivación: estaba el equipo de desarrollo en pleno trabajo cuando de pronto llega uno de los directores del área y les manda parar todas las actividades, porque había otra actividad más importante para hacer y debían hacerlo ahora. El equipo quedo bastante desmotivado, considerando que tenían que salir de lo planeado,  entorpeciendo el trabajo con otra cosa totalmente diferente, que no entendían muy bien para qué debían hacerlo y  de manera urgente. Hubo gente queriendo renunciar, otros pidiendo el cambio de área, dentro de una gran confusión generalizada.

 

En plena discusión del equipo, llega otro director como para disolver el conflicto y les dice: por favor, atiendan un momento, les comento que estamos con una oportunidad increíble en la empresa, que no podemos perderla bajo ningún punto de vista, si logramos lanzar este nuevo producto antes de fin de mes, seremos los primeros en nuestra categoría, en colocar en el mercado mundial este nuevo aplicativo que va causar una revolución tecnológica y tal vez ésta sea la única y última oportunidad que tengamos de posicionarnos como empresa y que todo el mundo conozca los genios que la integran.  Luego de esa declaración el equipo se puso inmediatamente a trabajar, entregando el producto tal como se les había solicitado, motivados y con muchas expectativas sobre el resultado de la entrega.

 

En este testimonio se identifica la importancia de motivar al equipo de acuerdo al grado de madurez en la tarea de la persona o del equipo, y la diferencia en la forma de delegación: orden arbitraria versus motivación.

 

 

Beneficios de delegar

 

Volviendo a los ejemplos, imaginemos que tenemos 1 palillo de escarbadientes en la mano, y lo rompemos a la mitad, vemos que nos resulta muy fácil, el palillo es frágil y fácilmente logramos partirlo. Tomamos ahora 20 palillos e intentamos romperlo, o nos resultará muy difícil o simplemente no podremos.

En las organizaciones sucede lo mismo, solos somos más vulnerables que actuando con otros, delegando actividades y potenciando los resultados.

Se aprovechan mejor las habilidades de los colaboradores, haciéndolos participar en el crecimiento de la empresa

Aumenta la productividad y la eficiencia, ya que contribuye a la especialización del trabajo.

 

Administración eficaz del tiempo, dedicándome a actividades estratégicas que permiten focalizar en asuntos como expansión de mercado e innovación.

Por lo tanto, no es necesario que hagas tú el trabajo, contrata a gente talentosa y enfócate en las cuestiones estratégicas, confía, sé flexible y abre paso a la creatividad y la innovación en tu empresa.

 

 

(*)  Licenciada en Administración de Empresas,

Contadora, maestrando en Administración Estratégica de Negocios,

Especialista en Planificación Participativa. 

Directora de Gestion&Desarrollo Consultora Empresarial. 

Twitter: @PFleitas



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